Een communicatieonderzoek kent zes fasen:
1. Intakefase
2. Vooronderzoeksfase
3. Informatiefase
4. Ontwerpfase
5. Veldonderzoeksfase
6. Analyse- en rapportagefase

Fase 1 Intakefase

• In de intakefase maakt de onderzoeker kennis met de opdrachtgever en de organisatie.
• De onderzoeker gaat met de opdrachtgever nauwkeurig na wat het probleem is.
• De onderzoeker legt de bevindingen vast in een eerste voorstel. Daarin staan:

o De vraag van de opdrachtgever;
o De geformuleerde probleemstelling;
o De aanpak van het onderzoek;
o De planning en einddata van de verschillende fasen.

• De onderzoeker krijgt in deze fase slechts het beeld van de opdrachtgever. Het is waarschijnlijk dat anderen in de organisatie een (deels) ander beeld bij het probleem c.q. de vraag zullen hebben.

Fase 2 Vooronderzoeksfase

• Een vooronderzoek moet nauwkeurig aangeven in welke richting het eigenlijke onderzoek plaatsvindt.
• Schepnetparadox: wanneer er te veel niet relevante informatie wordt vergaard, waardoor de onderzoeker steeds minder informatie over het eigenlijke probleem ‘vangt’.
• Het vooronderzoek zorgt ervoor dat het eigenlijke onderzoek veel gerichter (en dus goedkoper) kan plaatsvinden.
• Een vooronderzoek bestaat voornamelijk uit deskresearch, zoals het bestuderen van relevante stukken.
• Het vooronderzoek is alleen bedoeld om het probleem scherp(er) te maken.

Fase 3 Informatiefase

• Deze fase eindigt eigenlijk nooit: gedurende het gehele onderzoek is het verstrekken van informatie over het onderzoek aan alle medewerkers van belang.
• Die informatie is belangrijk om acceptatie en draagvlak voor het onderzoek en de uitkomsten te verkrijgen.

Fase 4 Ontwerpfase

• Op basis van het vooronderzoek ordent de onderzoeker de tot dan toe verkregen informatie en legt deze vast in een zogeheten verklarend model.
• Verklarend model: dit model toont oorzaken, gevolgen en de samenhang tussen de aspecten van het probleem. Het biedt een gemeenschappelijk referentiekader én een kader om de problematiek te verklaren.
  
  
• Het is van belang dat het verklarend model het probleem juist weergeeft en dat het herkenbaar is voor mensen in de organisatie. Aanbeveling is dus om ook hier weer samen met de medewerkers vanuit de organisatie zo’n model te construeren.

Fase 5 Veldonderzoeksfase

• In deze fase vindt het eigenlijke communicatieonderzoek plaats en worden de verkregen gegevens verwerkt.

Fase 6 Analyse- en rapportagefase

• De gegevens uit het onderzoek moeten meteen worden vastgelegd.
• In deze fase legt de onderzoeker een relatie met het verklarend model. Bevestigd het onderzoek de veronderstelde verbanden in het model?

de posities in het netwerk zeggen weliswaar iets over de rollen en de overeenstemming die daarover bestaat, maar weinig over de interpretatieverschillen van de verkregen informatie.

Een netwerkanalyse kost veel tijd om uit te voeren.

Naast de zes besproken technieken, zijn er ook minder gebruikte technieken om een intern communicatieonderzoek uit te voeren:

• De logboek- of dagboektechniek
• De kritische incidenttechniek

Hierbij wordt deelnemers gevraagd naar concrete persoonlijke ervaringen die de communicatie positief of negatief typeren.

• De undercover autition techniek

Iemand die undercover het communicatiegedrag van medewerkers observeert en beoordeelt; een techniek waartegen ook nogal wat etnische bezwaren zijn in te brengen.

• De communicatie-assessment

Een rollenspel waarin individuele persoonlijke communicatieve waardigheden worden beoordeeld.