Dagelijkse roll call of briefing

Dagelijkse briefing / Roll call: het houdt het midden tussen formeel overleg en informeel gesprek over het werk. Alle medewerkers worden ’s ochtends vroeg door de frontlijnmanager snel op de hoogte gebracht van het allerlaatste nieuws.

Hoewel deze vorm informeel en eenrichtingsverkeer is, geven de medewerkers dergelijke actuele informatievoorziening meestal een hoge waardering.

-> Het losse en informele karakter leidt ertoe dat medewerkers ook van hun kant sneller zaken naar voren zullen brengen.
-> De illusie van de cascade

Cascaderen: het in korte tijd verspreiden van een eenduidige boodschap naar een grote groep mensen tegen relatief lage kosten (van management naar medewerkers).

De cascade van de lijncommunicatie volgt daarbij de linking pin van de organisatiestructuur.

Het slaat op de metafoor van een stroom water die van boven, via allerlei plateaus uiteindelijk beneden komt.

Volgens het linking pin-principe rekent de directie op een vlekkeloze doorvertaling van haar beslissingen die de lijnmanagers naar de frontlijnmanagers (= cascaderen). Directieleden vertrouwen erop dat de belangrijke informatie op deze wijze via de lijn bij de medewerkers komt.

Dat de informatie succesvol naar de medewerkers cascadeert langs de linking pins, is een naïef begrip van communicatie.

Vaak verloopt het niet zoals het management had gedacht. Op papier werkt het werken volgens het linking pin-model misschien, maar in de werkelijkheid is deze ‘cascade’ van informatie een illusie.

Tien kanttekeningen bij deze cascade:

1. De werking van de cascade is gebaseerd op periodiek teamoverleg. Als dat overleg niet kan plaatsvinden, valt de werking van de cascade weg.

2. Het is een eenzijdig (zendergericht) model. De cascade gaat alleen over het informeren van anderen, niet over het communiceren (dialoog). De cascade voorziet niet op een opwaartse stroom en houdt geen rekening met het feit dat mensen erop willen reageren.

3. De cascade gaat voorbij aan het bestaan van andere formele overlegmomenten en netwerken (bijvoorbeeld projecten) om informatie te verspreiden.

4. Informatie verspreidt zich veel meer en juist via informele kanalen.

5. De cascade gaat ervan uit dat de verschillende overlegvormen qua timing op elkaar zijn afgestemd. In de praktijk blijkt dat die afstemming in tijd niet haalbaar is door allerlei praktische bezwaren.

6. Hoe de medewerker de boodschap interpreteert en wat hij ervan vindt, daarop geeft het model geen antwoord.

7. De hedendaagse medewerkers is een (pro-)actieve informatiezoeker en –verwerker. Hij gaat (buiten de cascade om) zelf op zoek naar informatie als hij dat wil hebben. De cascade gaat voorbij aan deze (pro-)actieve houding.

8. De cascade gaat ervan uit dat leidinggevenden de informatie, willen, kunnen en durven delen en bespreken met hun medewerkers.